JAKARTA,- PT. Padma Global Nusatama telah menggelar acara pelatihan dan sertifikasi penanganan surat dan dokumen (mail handling) bagi tenaga kependidikan perguruan tinggi pada 02 November 2022 sampai 04 November 2022, bertempat di Hotel Best Western Premier The Hive Jakarta. Adapun kegiatan ini dihadiri oleh 10 orang peserta dari Tenaga Kependidikan Perguruan Tinggi dan Ibu Shinta Wulandari selaku trainer.
Kegiatan ini diawali dengan sambutan sekaligus pembukaan acara pelatihan oleh Bela Lestari Dwireja, selaku Business and Development dari PT.Padma Global Nusatama. Kemudian kegiatan dilanjutkan dengan pemaparan materi oleh Ibu Shinta Wulandari.
Seluruh tenaga kependidikan, khususnya yang bertugas di bagian administrasi perlu mengetahui macam-macam surat/dokumen yang sering keluar-masuk di Perguruan Tinggi, Dalam menangani dokumen ataupun surat, baik pengiriman maupun penerimaannya harus tepat mulai dari tujuan sampai sifat dari surat dan dokumen tersebut. Oleh karena itu, penyortiran dokumen dan surat secara tepat merupakan hal yang penting untuk dilaksanakan karena mempengaruhi waktu dan ketepatan saat distribusi surat/dokumen tersebut. Setidaknya, ada dua proses utama dalam kegiatan menerima atau mengeluarkan surat/dokumen, yaitu :
- Memproses pencatatan surat/dokumen yang masuk dan keluar
Proses pencatatan menjadi hal yang sangat penting karena dapat membantu kita saat menelusuri surat/dokumen. Tidak hanya berupa dokumen/surat fisik, namun juga surat elektronik harus ada di dalam catatan. Maka, setiap instansi harus memiliki SOP yang di dalamnya memuat hal-hal sebagai berikut :
- Identifikasi surat/dokumen
- Penyortiran surat/dokumen sesuai tujuan
- Pemeriksaan keakuratan dalam berita surat/dokumen elektronik
- Pemeriksaan dan identifikasi lampiran pada surat/dokumen
- Pencatatan surat/dokumen di dalam sistem
2. Mendistribusikan surat/dokumen
Ketika bagian penerima surat sudah melalui proses pencatatan dan disortir, langkah selanjutnya adalah pendistribusian surat/dokumen. Hal yang perlu diperhatikan saat mendistribusikan surat adalah membuat salinan surat/dokumen yang sesuai dengan SOP, pilihan pengiriman sesuai kebutuhan dan tanda terima surat/dokumen yang harus didokumentasikan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Selain dari pencatatan dan distribusi yang tepat, tenaga kependidikan juga harus mampu menerapkan Kerjasama yang baik dengan kolega dan pelanggan, misalnya mampu untuk menggunakan Bahasa dan nada yang sesuai dengan kaidah, mampu memenuhi kebutuhan dan permintaan dengan segera, serta mampu mengidentifikasi keluhan pelanggan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Tenaga kependidikan dalam hal ini juga dituntut untuk memahami Bahasa Inggris dasar untuk beberapa dokumen ataupun surat yang datang. Hal-hal dasar yang harus dipahami adalah :
- Mengenali tanda baca dan tanda umum dalam Bahasa Inggris
- Mengetahui isi dari dokumen yang sedang diidentifikasi
- Mengetahui tujuan, inti dan dapat memberikan tanggapan dari teks tersebut
Seluruh rangkaian acara ini ditutup dengan harapan bahwa tenaga kependidikan mampu untuk meningkatkan kemampuan pelayanan mereka dalam hal penanganan surat dan dokumen di Perguruan Tinggi sehingga pelayanan yang diberikan akan lebih efektif, efisien dan tepat waktu. Seluruh peserta yang hadir diberikan sertifikat kompetensi sebagai bukti konkret bahwa setiap peserta yang mengikuti pelatihan tersebut sudah lulus ujian kompetensi dan siap untuk menerapkan hasil pemaparan yang telah disampaikan.
